EuP - Đơn đặt hàng (mua) - Purchase Order

1. Tổng quan:

Đơn đặt hàng là một chức năng trên hệ thống ERP cho phép người dùng tạo phiếu đặt hàng mua, và có thể dùng dữ liệu của phiếu mua hàng này để làm dữ liệu cho các phiếu về sau có sử dụng dữ liệu từ phiếu đó (Phiếu nhập hàng, Hóa đơn mua hàng, Thanh toán đơn mua,…);

2. Thông tin cơ sở:

Các thông tin sau cần thiết, và nên tạo trước khi tạo Đơn đặt hàng (Nếu chưa có, có thể tạo trong quá trình lựa chọn các mục tương ứng):

- Công ty;

- Nhà cung cấp;

- Bộ phận;

- Mã hàng hóa;

- Kho hàng…

3. Các bước thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào chức năng Tạo Đơn đặt hàng theo đường dẫn: Trang chính => Mua hàng => Đơn đặt hàng:

Bước 2: Bấm “Thêm đơn đặt hàng” để tạo đơn đặt hàng mới

Bước 3: Điền các thông tin chung của đơn đặt hàng (Các trường gắn dấu * là các trường bắt buộc điền):- Tiêu đề: Hệ thống tự sinh theo quy tắc

- Nhà cung cấp: Nhập tên nhà cung cấp hàng

- Ngày: Nhập ngày đặt hàng

- Công ty: Hệ thống mặc định theo user đăng nhập

- Bộ phận yêu cầu: Chọn bộ phận yêu cầu hàng

- Loại: Chọn loại hàng

- Hình thức mua hàng: Chọn hình thức mua hàng

- Gởi thư: Bấm vào đây để gửi email thông báo đơn đặt hàng đến các bộ phận liên quan

- … Nhập các thông tin khác nếu cần

Bước 4: Điền các thông tin chi tiết của bảng hàng hóa: Có thể bấm vào “Thêm dòng”, và “Chính sửa” để thêm dòng và chỉnh sửa thông tin của mã hàng, có thể bấm vào “Xóa” để xóa dòng mã hàng:Điền thông tin chi tiết của mã hàng:

- Mã hàng: Nhập mã hàng mua

- Tên hàng: Hệ thống tự điền sau khi người dùng điền mã hàng

- Ngày cần: Nhập ngày cần hàng

- Dự kiến hàng về: Nhập ngày dự kiến hàng về nếu có

- … Nhập các thông tin khác nếu cần

Điền Số lượng, Đơn giá, Kho nhận hàng,…

Bước 5: Điền các thông tin về các loại thuế, phí, chiết khấu nếu có: Incoterm, Loại thuế phí, Đơn giá, phần trăm chiết khấu, Số tiền chiết khấu,…

Bước 6: Kiểm tra, sửa lại các thông tin địa chỉ liên hệ: Phần địa chỉ nhà cung cấp, Phần địa chỉ giao hàng, Phần thông tin người mua hàng

Bước 7: Nhập các thông tin điều khoản thanh toán nếu có: - Nhập các thông tin Điều khoản thanh toán: Mẫu điều khoản thanh toán, Chính sách thanh toán, Mô tả, Ngày đáo hạn,…

- Nhập các thông tin đề nghị thanh toán nếu có: Tài khoản thanh toán của NCC, Nội dung thanh toán, Hình thức thanh toán, Đã tạm ứng, Hạn thanh toán, Swift code, Địa chỉ ngân hàng, Ghi chú

- Nhập các thông tin điều khoản và điều kiện: Điều khoản, Các điều khoản điều kiện

Bước 8: Nhập các Thông tin chuyến vận chuyển - Booking informations:- Điều khoản giao hàng: Chọn trong danh sách có sẵn

- Phương thức vận chuyển: Chọn trong danh sách có sẵn

- Cảng đi: Điền thông tin cảng đi

- Cảng đến: Điền thông tin cảng đến

- Tổng số cont: Nhập tổng số cont hàng

- Kích cỡ container: Chọn trong danh sách có sẵn

- Loại cont: Chọn trong danh sách có sẵn

- ETD: Nhập thông tin ETD

- ETA: Nhập thông tin ETA

- Số invoice: Nhập số hóa đơn nếu có

- Số Bill: Nhập số bill nếu có

- ATD: Nhập thông tin ATD

- ATA: Nhập thông tin ATA

- Hãng tàu: Nhập tên hãng tàu

- Chi phí vận chuyển quốc tế dự tính: Nhập giá trị dự tính của chi phí vận chuyển quốc tế

- % chênh lệch cho phép: Nhập phần trăm chênh lệch cho phép so với số dự tính

- Thời gian miễn phí: Nhập thời gian được miễn phí thuê tàu

Bước 9: Bấm “Lưu” để lưu Đơn đặt hàng vừa tạo:

Bước 10: Kiểm tra lại đơn và bấm “Chốt” để chốt thông tin Đơn đặt hàng => Bấm “Gởi thư” để gửi mail thông báo đến các bên liên quan:

Bước 11: In phiếu để xin ký duyệt và lưu trữ: Mở phiếu cần in, bấm vào biểu tượng máy in để in phiếu:

=> Chọn mẫu bản in, bấm “In”:

=> chọn tên máy in nếu cần => Bấm “Print” để in phiếu: