EuP - Tự động cập nhật hóa đơn điện tử
1. Tổng quan
Chức năng tự động cập nhật hóa đơn điện tử là chức năng dùng để lưu danh sách hóa đơn điện tử được nhà cung cấp gửi từ email và trên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn
2. Mục đích
In ra, bộ hồ sơ thanh toán để làm bằng chứng khi có kiểm tra của thuế
Gắn với bộ hồ sơ đề nghị thanh toán online để người duyệt kiểm tra trong quá trình duyệt, và lưu lại để tra cứu nhanh mà không cần mở hồ sơ giấy
3. Các bước thực hiện
3.1 Cài đặt cấu hình
Bước 1: Truy cập vào doctype NxEInvoice Settings
Nhập "NxEInvoice Settings" vào ô Search or type a command (Ctrl + G) -> Enter
Bước 2: Thêm các thông tin
Email Account: Tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào email : https://mail.europlast.com.vn/webmail/
Website Account: Tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn
Company: Tên đơn vị mua
Email : Email nhận thông báo khi có sự thay đổi hóa đơn
3.2 Hệ thống tự động
3.2.1: Thời gian
Thời gian chạy: 18h PM - 6h AM
Tần suất:
Email: 1h / 1 lần
Website: 1 ngày / 1 lần
Ngày lấy dữ liệu:
Email: 1 ngày trước ngày hiện tại và ngày hiện tại
Website: 2 ngày trước ngày hiện tại
3.2.2: Chi tiết
3.2.2.1: Doctype NxEInvoice
Nhập "NxEInvoice List" vào ô Search or type a command (Ctrl + G) -> Enter
Dánh sách hóa đơn điện tử: (Hóa đơn đã lấy từ email rồi thì sẽ không lấy từ website)
3.2.2.2: Cách đặt tên
Hệ thống tự động chạy để tạo ra các hóa đơn điện tử với tên như sau: abbr + month + #####
ví dụ : EUP-202601-00124
+ abbr : Lấy trường Abbr trong doctype Company mà được link tới ở trường Company Name dựa theo mã số thuế Buyer Tax Code của công ty đó.
Nếu ở doctype Company không điền Tax ID thì sẽ không lấy được abbr tương ứng theo mã số thuế
+ month: Lấy theo năm và tháng của ngày tạo ra hóa đơn . Vd : ngày tạo "06-01-2026" -> month: 202601
+ #####: 5 kí tự tự động bất kì
3.2.2.3: Chi tiết
Seller: Đơn vị bán hàng
Seller Tax Code: Mã số thuế đơn vị bán hàng
Status: Trạng thái hoạt động của đơn vị bán hàng
Được kiểm tra tự động ngay sau khi hóa đơn được tạo, có thể kiểm tra lại bằng cách ấn nút "Check Status" để kiểm tra trạng thái mới nhất của đơn vị bán hàng
Date Check: thời gian mới nhất kiểm tra trạng thái hoạt động của đơn vị bán hàng
Buyer: Họ tên người mua hàng
Buyer Tax Code: Mã số thuế người mua hàng
Company Name: Link liên kết tới doctype Company
Date: Ngày tạo hóa đơn
Signature Date: Ngày kí hóa đơn
Serial: Kí hiệu
Invoice No: Số hóa đơn
Tax authority code: Mã cơ quan thuế
Kí tự thứ 2 của Serial bắt đầu bằng K nghĩa là KHÔNG có Tax authority code
Kí tự thứ 2 của Serial bắt đầu bằng C nghĩa là CÓ Tax authority code. Nếu bắt đầu bằng C mà trường này không có dữ liệu thì hệ thống sẽ chạy lên trang hoadondientu.gdt.gov.vn của hóa đơn này và lấy mã cơ quan thuế và cập nhật
Nếu lên lấy mà vẫn không có thì tích xanh ở Tax Authority Code not Found sẽ hiện lên
Invocie Status: Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn mới, Hóa đơn thay thế, Hóa đơn đã bị thay thế, Hóa đơn điều chỉnh, Hóa đơn đã bị điều chỉnh.
Khi có hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, hệ thống sẽ thông báo email với nội dung:
Click vào để xem chi tiết
Adjustment Invoice: Link tới Hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh
Original Invoice: Link tới Hóa đơn đã bị thay thế, Hóa đơn đã bị điều chỉnh
Payment Currency: Đồng tiền thanh toán. Ví dụ : VND, USD
Items:
Name: Tên hàng hóa dịch vụ
Unit: Đơn vị tính
Quantity: Số lượng
Price: Đơn giá
Amount: Thành tiền
VAT(%): Thuế suất GTGT
Total Before VAT: Tổng tiền thanh toán trước thuế
Total VAT Amount: Tiền thuế GTGT
Total Amount: Tổng tiền thanh toán sau thuế
In words: Số tiền đọc bằng chữ
View PDF: Xem ảnh hóa đơn gốc:
Email :
Website:
View XML: Xem hóa đơn dựa theo xml gốc
3.3 Báo cáo
Hóa đơn điện tử
Bảng kê hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ