Eup - Phiếu Xuất Hàng (bán) - Delivery Note
1. Tổng quan:
Phiếu xuất hàng là một chức năng trên hệ thống ERP cho phép người dùng ghi lại thông tin, theo dõi việc xuất bán hàng hóa cho khách hàng;
2. Thông tin cơ sở:
Các thông tin sau cần thiết, và nên tạo trước khi tạo Phiếu xuất hàng (Nếu chưa có, có thể tạo trong quá trình lựa chọn các mục tương ứng):
- Công ty;
- Bộ phận;
- Khách hàng;
- Yêu cầu xuất hàng;…
3. Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập vào chức năng Tạo Phiếu xuất hàng theo đường dẫn: Trang chính => Kho => Phiếu xuất hàng:
Bước 2: Bấm “Thêm Phiếu xuất hàng” để tạo một Phiếu xuất hàng mới:
Bước 3: Nhập các thông tin chung của Phiếu xuất hàng (Các trường gắn dấu * là các trường bắt buộc điền):
- Series: Hệ thống tự sinh theo quy tắc
- Ngày xuất thực tế: Mặc định là ngày hệ thống ở thời điểm tạo phiếu người dùng có thể sửa nếu tích vào Chỉnh sửa thời gian gửi bên dưới
- Công ty xuất bán: Nhập tên pháp nhân bán hàng
- Phương thức V/C: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc tạo mới
- Người yêu cầu: Mặc định theo user đăng nhập, người dùng có thể sửa lại
- Giờ xuất thực tế: Mặc định là giờ hệ thống ở thời điểm tạo phiếu người dùng có thể sửa nếu tích vào Chỉnh sửa thời gian gửi bên dưới
- Lý do xuất: Chọn trong danh sách có sẵn
- Ghi chú giao hàng: Nhập ghi chú giao hàng
- Số PI: Nhập số PI nếu có
- Theo YC xuất hàng: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc tạo mới
- Số YC xuất hàng: Chọn số YC xuất hàng đã tạo (Khi điền ô này hệ thống sẽ tự động điền các thông tin tương ứng khác: Số PI, Bọ phận, Khách hàng, MST khách hàng, Mã hàng, Số lượng, kho hàng,…)
- Ngày giao hàng: Nhập ngày dự kiến giao hàng
- Mua tại cảng: Tích vào đây nếu là hàng mua tại cảng
- Bộ phận: Chọn trong danh sách có sẵn
- Khách hàng: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc tạo mới
- Mã số thuế: Nhập mã số thuế của pháp nhân bán hàng
- Chỉnh sửa thời gian gửi: Tích vào đây để có thể sửa Ngày xuất thực tế và Giờ xuất thực tế
- Thông tin người vận chuyển: Nếu tích vào đây người dùng sẽ bắt buộc phải điền thông tin đơn vị vận chuyển ở phần Liên kết để có thể lưu phiếu
- Người giao: Nhập tên người giao hàng
- Người nhận: Nhập tên người nhận hàng
- Ghi chú: Nhập ghi chú nếu có
- Loại cont: Chọn trong danh sách có sẵn
- Số lần vận chuyển: Nhập số lần vận chuyển của đơn hàng
Bước 4: Nhập thông tin Kho xuất hàng và hàng hóa xuất bán (Có thể bấm Thêm dòng để thêm 1 dòng trống và điền thông tin, hoặc bấm đồng thời Shift+Alt+↓ để thêm dòng thông tin như bên trên, bấm Chỉnh sửa để điền thông tin chi tiết của sản phẩm, nếu muốn xóa 1 dòng => chọn dòng cần xóa và bấm Xóa để xóa dòng):
- Kho xuất cho tất cả: Nhập kho xuất hàng đi (Điền ở đây hệ thống sẽ tự động điền kho của tất cả các dòng mã sản phẩm trong bảng con là kho này, người dùng có thể sửa lại kho khác nếu cần)
- Điền thông tin chi tiết mã sản phẩm: Mã hàng, Mã SPKH, Yêu cầu sản xuất, Số lượng, Số lô, Số cont, Số chì,… và các thông tin khác nếu có:
Bước 5: Bấm nút “Lấy danh mục vị trí” => Hệ thống sẽ lấy ra danh mục vị trí của mã hàng trong kho => người dùng chọn dòng vị trí xuất đi và sửa số lượng của vị trí xuất cho đúng nếu cần:
Bước 6: Nhập các thông tin thuế phí nếu có: Danh mục thuế, Điều khoản thanh toán, Loại thuế phí, Đơn giá, Giá trị,…
Bước 7: Nhập thông tin Chiết khấu thêm nếu có:
- Áp dụng chiết khấu: Chọn loại chiết khấu được áp dụng
- Phần trăm chiết khấu: Nhập phần trăm được chiết khấu
- Số tiền chiết khấu: Nhập số tiền được chiết khấu
Bước 8: Sửa thông tin Địa chỉ, Liên hệ nếu cần: Thông tin Địa chỉ của pháp nhận trên Hóa đơn ĐKKD hệ thống đã mặc định sẵn, khi cần thay đổi người dùng có thể vào sửa lại thông tin
- Người liên hệ: Nhập thông tin của người liên hệ nếu có
- Địa chỉ giao hàng: Nhập địa chỉ giao hàng nếu có
- Tên địa chỉ gửi hàng: Nhập Địa chỉ gửi hàng
Bước 9: Nhập các thông tin Điều khoản, Điều kiện thanh toán: Chọn Điều khoản thanh toán trong danh sách có sẵn hoặc tạo mới: 
Bước 10: Nhập Các thông tin khác nếu cần:
- Trạng thái: Hệ thống tự điền theo trạng thái hiện tại của phiếu
- Số đơn hàng: Nhập số đơn hàng
- Căn cứ (PO/ Ngày): Nhập số PO nếu có
- Nhập các thông tin Hoa hồng bán hàng: Đại lý bán hàng, Hoa hồng tỷ lệ, Giá trị được nhận hoa hồng, Tổng tiền hoa hồng
- Nhập các thông tin đội ngũ bán hàng: Nhân sự bán hàng, Đóng góp (%), Đóng góp cho tổng số, Tỷ lệ hoa hồng, Ưu đãi,…
- Nhập thông tin Thông số in ấn: Chọn logo công ty, Chọn tiêu đề bản in, Ngôn ngữ bản in,…
- Nhập các thông tin khác nếu có: Tích Là khách hàng nội bộ, Địa bàn,…
Bước 11: Nhập, chỉnh sửa các thông tin liên kết nếu cần:
- Số hóa đơn vận chuyển: Nhập số hóa đơn vận chuyển
- Người vận chuyển: Nhập hoặc chọn tên người vận chuyển trong danh sách có sẵn
- Đơn vị VC: Nhập hoặc chọn tên đơn vị vận chuyển trong danh sách có sẵn
- Biển kiểm soát: Nhập biển số xe hàng
- Điểm đi, Điểm đến: Nhập điểm xuất phát, đích đến của xe hàng
- Mã tuyến đường: Nhập mã tuyến đường
- Loại hình vận chuyển: Chọn trong danh sách có sẵn
- Chuyến hàng: Chọn trong danh sách hiện có hoặc tạo mới
Bước 12: Bấm “Lưu” để lưu Phiếu xuất hàng vừa tạo:
Bước 13: Sau khi lưu phiếu cần kiểm tra lại và bấm “Chốt” phiếu để hệ thống ghi nhận tồn kho (nếu không chốt phiếu hệ thống sẽ không ghi nhận, không cập nhật dữ liệu của phiếu đó vào tồn kho):
Bước 14: In phiếu để ký, lưu bản cứng chứng từ như sau: Mở phiếu cần in, bấm vào biểu tượng máy in để in phiếu:
=> Chọn mẫu bản in, bấm “In”:
=> chọn tên máy in nếu cần => Bấm “Print” để in phiếu: