EuP - Quản lý văn bản, tài liệu - Docu, Docu Update

1. Tổng quan

Chức năng quản lý văn là là chức năng hỗ trợ việc quản lý thư mục, viết mới và cập nhật thông qua quá trình soát xét, phê duyệt bởi những bộ phận liên quan.

2. Hướng dẫn chi tiết

2.1. Tạo mới tài liệu:

Bước 1: Khởi tạo tài liệu gốc: người dùng mở thư mục : Cập nhật tài liệu

Bước 2: Ở giao diện hiện ra, bấm vào nút: Tạo lần đầu trên hệ thống

Bước 3: Điền các thông tin. Các trường có đánh dấu * đỏ là trường bắt buộc. Upload tài liệu với link gồm hai bản:

Bản sửa được là bản file office cho phép sửa (doc hoặc excell), bản đã ký là bản pdf hoặc scan

2.2. Cập nhật tài liệu:

Khi cập nhật tài liệu, sẽ có loại cập nhật cần phê duyệt và loại không cần phê duyệt.

Nếu là loại không cần phê duyệt: Thì chọn vào trường không cần soát xét.
Nếu là loại tạo mới: thì tích chọn tạo lần đầu trên hệ thống.
Nếu loại tài liệu chưa ký ban hành: Thì chọn loại không tăng phiên bản

Bước 1: Để cập nhật tài liệu, người dùng vào thư mục Cập nhật tài liệu.

Hoặc từ giao diện của tài liệu có sẵn: Bấm vào nút Update

Bước 2: Cập nhật nội dung sửa đổi bao gồm:

Tóm tắt danh mục tài liệu thay đổi
Phạm vi áp dụng.

Bước 3: Bấm vào nút lấy Danh sách soát xét theo bộ phận. Điền các thông tin ở đây nếu tài liệu là loại cần phê duyệt.

Hệ thống sẽ tự động lấy danh sách soát xét là trưởng các bộ phận liên quan. Người ở cấp cuối cùng là người có quyền phê duyệt. Người có quyền phê duyệt phải được thiết lập sẵn là người sẽ có quyền chốt phiếu.

2.3. Phê duyệt tài liệu:

Bước 1: Bấm vào nút in và yêu cầu phê duyệt:

Bước 2: Bấm chốt để người quản lý trực tiếp phê duyệt. Hoặc đổi người khác nếu cần

Bước 3: Quản lý sẽ nhận được thông báo qua Rocket Chat và email việc cần phê duyệt:

Giao diện khi đăng nhập theo link nhận được của người quản lý >> Bấm vào nút Approve để thực hiện phê duyệt