EuP - Tự động theo dõi ETA, ETD

1. Tổng quan

Tự động theo dõi lịch tàu là chức năng dùng để theo dõi thời gian (ETD, ETA, ATD, ATA), cảng trung gian của từng chuyến tàu theo số Bill được nhận từ nhà cung cấp.

2. Mục đích

Kiểm soát thời gian tàu đến, tàu đi của 1 lô
Kiểm soát khi tàu đến 1 cảng transit port mà thời gian xuất phát từ bến so với tàu cập bến lớn hơn 7 ngày thì thông báo để sale biết thông tin và liên lạc với hãng tàu để yêu cầu thay đổi tàu khác

3. Các bước thực hiện

3.1 Cấu hình

3.1.1 Cấu hình người nhận email

Bước 1: Truy cập vào doctype EUP Settings

Nhập "EUP Settings List" vào ô Search or type a command (Ctrl + G) -> Enter

Bước 2: Add EUP Settings

Bước 3 : Nhập 2 thông tin sau:

Parameters : Người nhận mail tracking

Giá trị ngoài doctype: nhập email của người muốn nhận thông báo

-> Save

3.1.2 Cấu hình hãng tàu lấy bằng số Bill

Bước 1: Truy cập vào doctype EUP Settings

Nhập "EUP Settings List" vào ô Search or type a command (Ctrl + G) -> Enter

Bước 2: Add EUP Settings

Bước 3 : Nhập 2 thông tin sau:

Parameters : Booking Tracking By Bill No

Loại doctype: Nhập Supplier

Giá trị doctype: Chọn hãng tàu

-> Save

3.2 Hệ thống tự động

3.2.1 Thời gian

Thời gian chạy: 18h PM - 6h AM
Tần suất: 2h/ 1 lần

3.2.2 Chi tiết

Bước 1: Hệ thống sẽ lấy tất cả các Shipment với các hãng tàu được thiết định sẵn trong Template trong khoảng thời gian 3 tháng trước tính từ thời điểm hiện tại

Bước 2: Lấy thông tin cần thiết trong Shipment

Port of departure: Cảng đi
Port of destination: Cảng đến
Booking No: Số Booking

Hãng tàu SITC, SAMUDERA, TS LINE, SINOTRANS lấy theo số Bill No( không lấy số Booking No)

Bước 3: Hệ thống tự động lấy dữ liệu trên website của các hãng tàu

Nếu dữ liệu các thông tin ETD Checking, ETA Checking, ATD, ATA khi lấy tự động khác so với dữ liệu hiện tại trên Shipment thì sẽ thực hiện bước 4 và 5

Bước 4: Cập nhật vào Shipment

ETD Checking: Thời gian dự kiến xuất phát
ETA Checking: Thời gian dự kiến đến cảng đích
ATD: Thời gian thực tế xuất phát
ATA: Thời gian thực tế đến cảng đích
Khi ATA được cập nhật đồng nghĩa chuyến vận chuyển kết thúc và không theo dõi chuyến hàng này nữa.
Late days from ETD: Số ngày chênh lệch giữa ETD Checking và ETD
Late days from ETA: Số ngày chênh lệch giữa ETA Checking và ETA
Trans time: Số ngày chênh lệch giữa ETD Checking và ETA Checking

Bước 5: Gửi email thông báo thay đổi thời gian ETD, ETA cho :

Sales của Shipments

Người được cấu hình trong mục 3.1.1 với nội dung:
Title bao gồm: Tên sale/Tên Shipment/Số PI/Số booking/Hãng tàu/Tên khách hàng/Cảng đến/Số cont/ETD Checking

Click vào để xem chi tiết

Người được tích vào cột Schedule Notify

Bước 5: Các thông tin khác như tàu nối, cảng hiện tại thì sẽ được lưu trong Shipment History

Bước 6: Gửi email báo cáo thay đổi tàu nối vào 10h AM cho người được cấu hình trong mục 3.1.1 trong trường hợp:

Khi thông tin trường tn1, tn2, tn3, tn4 trong dữ liệu trả về khác so với trường đó trong bảng Shipment History
vd: thay đổi cảng transit từ MSC VENICE QC551A -> MSC VENICE QC552A
Khi thời gian tàu đi so với thời gian tàu đến của 1 cảng transit lớn hơn 7 ngày
vd: so sánh eta_tt và etd_ts1

Thì gửi email với nội dung: