EuP - Tự động theo dõi ETA, ETD

1. Tổng quan

Tự động theo dõi lịch tàu là chức năng dùng để theo dõi thời gian (ETD, ETA, ATD, ATA), cảng trung gian của từng chuyến tàu theo số Bill được nhận từ nhà cung cấp.

2. Các bước thực hiện

2.1 Tạo Shipment từ Purchase Order hoặc Purchase Order x

2.1.1 Tạo Shipment từ Purchase Order

Bước 1: Truy cập vào doctype Purchase Order

Trang chính -> 02. Buying -> Purchase Order

Bước 2: Mở 1 Purchase Order -> tab Booking informations

- Nhập các thông tin bắt buộc:

Incoterm
Port of departure: Cảng đi
Port of destination: Cảng đến
Bill No: Số Bill
Shipping line: Hãng tàu

- Các thông tin khác: Khi nhập Bill No thì bắt buộc nhập ETD, ETA

ETD: Thời gian dự kiến tàu xuất phát
ETA: Thời gian dự kiến tàu đến nơi
2 thông tin này nếu được điền thì sẽ cập nhật vào Shipment, và tính được Late days from ETD, Late days from ETA, Transit time

Bước 3: Sau khi Save -> Create -> Shipment

Nếu Shipment với PO chưa được tạo thì sẽ hiển thị thông báo vd: "SHIPMENT-15702 được tạo thành công".

Nếu Shipment với PO đã tồn tại thì sẽ hiển thị thông báo vd: "Shipment Type Import cho PO-EUP-3767 đã tồn tại" và không thể tạo.

2.1.1 Tạo Shipment từ Purchase Order x

Bước 1: Truy cập vào doctype Purchase Order x

Nhập "Purchase Order x List" vào ô Search or type a command (Ctrl + G) -> Enter

Bước 1: Mở 1 Purchase Order x -> tab Details -> Chọn PO tương ứng

Bước 2: vào tab Booking informations

Khi chọn Purchase ở tab Details thì các thông tin sau được lấy tự động từ PO : Delivery Term, Port of departure, Port of destination

- Nhập các thông tin bắt buộc:

Bill No: Số Bill
Shipping line: Hãng tàu

- Các thông tin khác: Khi nhập Bill No thì bắt buộc nhập ETD, ETA

ETD: Thời gian dự kiến tàu xuất phát
ETA: Thời gian dự kiến tàu đến nơi
2 thông tin này nếu được điền thì sẽ cập nhật vào Shipment, và tính được Late days from ETD, Late days from ETA, Transit time

Bước 3: Sau khi Save -> Create -> Shipment

Nếu Shipment với PO-x chưa được tạo thì sẽ hiển thị thông báo vd: "SHIPMENT-15705 được tạo thành công".

Nếu Shipment với PO-x đã tồn tại thì sẽ hiển thị thông báo vd: "Shipment Type Import cho POx-2507-0046 đã tồn tại" và không thể tạo.

2.2 Cấu hình người nhận email

Bước 1: Truy cập vào doctype EUP Settings

Nhập "EUP Settings List" vào ô Search or type a command (Ctrl + G) -> Enter

Bước 2: Add EUP Settings

Bước 3 : Nhập 2 thông tin sau:

Parameters : Người nhận mail tracking PMH

Giá trị ngoài doctype: nhập email của người muốn nhận thông báo

Bước 4: Ấn Save

2.3 Hệ thống tự động

2.3.1 Thời gian

Thời gian chạy: 18h PM - 6h AM
Tần suất: 2h/ 1 lần

2.3.2 Chi tiết

Bước 1: Hệ thống sẽ lấy tất cả các Shipment với các hãng tàu được thiết định sẵn trong Template trong khoảng thời gian 3 tháng trước tính từ thời điểm hiện tại

Bước 2: Lấy thông tin cần thiết trong Shipment

Port of departure: Cảng đi
Port of destination: Cảng đến
Bill No: Số Bill

Bước 3: Hệ thống tự động lấy dữ liệu trên website của các hãng tàu

Nếu dữ liệu các thông tin ETD Checking, ETA Checking, ATD, ATA khi lấy tự động khác so với dữ liệu hiện tại trên Shipment thì sẽ thực hiện bước 4 và 5

Bước 4: Cập nhật vào Shipment

ETD Checking: Thời gian dự kiến xuất phát
ETA Checking: Thời gian dự kiến đến cảng đích
ATD: Thời gian thực tế xuất phát
ATA: Thời gian thực tế đến cảng đích
Khi ATA được cập nhật đồng nghĩa chuyến vận chuyển kết thúc và không theo dõi chuyến hàng này nữa.
Late days from ETD: Số ngày chênh lệch giữa ETD Checking và ETD
Late days from ETA: Số ngày chênh lệch giữa ETA Checking và ETA
Trans time: Số ngày chênh lệch giữa ETD Checking và ETA Checking

Bước 5: Gửi email thông báo thay đổi thời gian ETD, ETA cho gười được cấu hình trong mục 2.3 với :

Tiêu đề:
Checking ETA: Tên Shipment/Số P0/Số PO-x/Số Bill/Hãng tàu
Nội dung: Ấn vào link để link trực tiếp tới website tra cứu